Privacyverklaring

Wij verwerken persoonsgegevens in lijn met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Op deze pagina leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en wat uw rechten zijn.

1. Welke gegevens verwerken we?

Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer.
Inhoudsgegevens: audio-opnames van gesprekken, transcripties en automatisch gegenereerde samenvattingen.
Metadata: betrokken telefoonnummers, tijdstip/duur en technische identifiers (bijv. IP-adres).
Scherm opnemen: apparaat- en browserinformatie t.b.v. beveiliging en compatibiliteit.

Herkomst: gegevens worden door u verstrekt of ontstaan indirect via gesprekspartners wanneer u een gesprek door ons laat verwerken.

Bijzondere persoonsgegevens: onze dienst is niet ontworpen voor speciale categorieën (bijv. medische, politieke of religieuze gegevens). U bent verantwoordelijk voor de inhoud van uw gesprekken. Wij beschermen alle gegevens met passende beveiliging.

2. Rollen

BelMemo als verwerkingsverantwoordelijke: voor accountbeheer, facturatie, misbruikpreventie en websitebeveiliging.
BelMemo als verwerker: voor audio, transcripties en samenvattingen die wij namens u verwerken.

Gesprekspartners (niet-gebruikers) kunnen hun privacyrechten via u of direct bij ons uitoefenen.

3. Doeleinden & rechtsgronden

Dienstverlening (opnemen, transcriberen, samenvatten, leveren): uitvoering overeenkomst
Account & support: uitvoering overeenkomst
Beveiliging & misbruikpreventie (bijv. nummerblokkade): gerechtvaardigd belang
Wettelijke verplichtingen (o.a. administratie): wettelijke plicht

Transparantie richting gesprekspartners: wanneer u BelMemo gebruikt, informeert u alle deelnemers vooraf dat het gesprek wordt opgenomen en verwerkt. Desgewenst bieden wij een korte automatische audio-melding ("Dit gesprek wordt opgenomen via BelMemo.").

4. Delen & locatie van verwerking

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens. Voor hosting, telecommunicatie en (spraak-)verwerking maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde externe verwerkers.

Locatie: wij configureren onze diensten op Nederland/EER-regio's. Opslag en verwerking vinden plaats binnen de EER. Wij verwerken niet bewust buiten de EER. Indien incidentele toegang/support buiten de EER noodzakelijk is, passen wij passende waarborgen toe (bijv. Standard Contractual Clauses).
Geen AI-training: wij geven geen toestemming voor het gebruik van uw audio en transcripties voor het trainen van (AI-)modellen, noch door onszelf, noch door onze verwerkers. Contractueel is dit uitgesloten.

5. Bewaartermijnen

Accountdata incl. audio/transcripties: zolang uw account actief is; u kunt op elk moment verwijderen. Na opzegging wissen wij gegevens uit actieve systemen.
Misbruikpreventie (telefoonnummer): maximaal 1 jaar; dit nummer delen wij niet.
Administratie (facturen/betalingen): 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Back-ups & logs: back-ups maximaal 30 dagen; applicatielogs maximaal 90 dagen. Verwijdering uit back-ups volgt bij het eerstvolgende overschrijfmoment.

6. Beveiliging

Encryptie tijdens transport (TLS).
Platform-versleuteling via onze leveranciers waar van toepassing.
Strikt toegangsbeheer (RBAC); alleen geautoriseerde beheerder(s) hebben toegang.
Logging en monitoring van beheer-toegang.
Datacenters binnen de EU/EER.
disk-level encryptie via onze leveranciers waar van toepassing.

7. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Dien uw verzoek in via privacy@belmemo.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies & analytics

Wij gebruiken geen tracking-cookies of analytics; uitsluitend strikt noodzakelijke, functionele cookies.

9. Minderjarigen

Onze dienst is niet bedoeld voor personen onder 16 jaar. Neem contact op als u vermoedt dat wij onterecht gegevens van minderjarigen verwerken.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen bij wijzigingen in onze diensten of wetgeving. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

Versie: 8 augustus 2025